【蔡林】认识跨部门沟通【高清】

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沟通谈判培训课程视频讲座简介:

 【蔡林】认识跨部门沟通【高清】

 

ETC040501-认识跨部门沟通
 
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通过学习资源本课程,你将能够:
● 了解跨部门沟通的重要性;
● 掌握组织的“冰山原理”;
● 对跨部门沟通有基本认识;
● 学会进行人际沟通能力测试。
 
 
认识跨部门沟通
一、什么是跨部门沟通
跨部门沟通是指组织内不同部门之间的沟通。每一个组织都是一个有机的运作体,每一个部门都会与其它部门有交流和协作。在完成工作的过程中,会涉及跨部门的事务。
 
 
图1  组织架构图
 
图1是某企业的组织架构图,纵向来看,组织之间的链接关系是上级、中层、下层;横向来看,由很多部门构成一个大的组织。组织是为了完成一个共同的目标而存在的,各部门在组织系统之内进行互动,以完成组织目标。
 
【案例】
如此之“高”的执行力
2002年春节即将来临之际,温州某企业为在新年推广一个新的产品召开了跨部门会议,在会议上明确了:春节之前,公司必须打广告推广去年设计出来的新产品。并确定由市场部牵头,由生产部和相关的其他部门进行配合。
市场部负责人小王接到任务后,马上开始进行此项工作。小王首先去生产部找到生产部调配的两名人员,让此二人到仓库把已做出的零配件装配起来。任务安排完成后,生产部的人员马上去做了。可是第二天下午,生产部的人反馈差两个U型螺杆,无法进行安装。小王知道这个问题之后,马上开始处理——他到仓库里和仓库人员说明了事情,却被告知U型螺杆在两个月前就用完了,仓库人员把报告上交后迟迟没有回应。于是小王就到采购部找到采购员小李,小李告诉他,采购工作早已进行安排,不过因为长期欠款,供销方不愿意供货。于是小李就到财务部去找财务部经理,财务部经理经过查证,发现公司确实向供销方欠款,但表示自己没有办法解决问题,老总不给批款,自己也是无能为力。
小王无可奈何,只有直接去找老总。老总一个电话就解决了这个问题,供应商马上将货送了过来,小王如释重负地走了。这时老总陷入了深思,如果公司里所有事情都要自己处理,那自己重薪聘请这些员工还有什么意义呢?
 
在案例中,各部门都积极配合小王的工作,小王也没有半分懈怠,可谓“很有执行力”,但最后目标没有达成,这就不能称为一个执行力很高的组织。判断一个组织的执行力强弱,标准在于事情最终是否达成结果。
组织不可避免地在不断扩大,“林子大了什么鸟都有”,由于工作关系,人们需要和不同类型的人沟通,具备跨部门沟通技能才能更好地完成任务。管理学中有一个著名的双50%理论,指的是经理人每天要花50%以上的时间在沟通方面,例如开会、和客户谈判、工作分配、评估考核等;而工作中50%以上的障碍是在沟通中产生的,很多组织的执行力不强,沟通发挥着非常关键的作用。此外,绩效的高低往往与主管花在沟通上的时间成正比,如果部门经理每天都会花较多时间在沟通方面,这个部门的任务就会完成得比较好;如果部门经理沟通时间比较少,部门绩效则通常不好,多数情况是部门经理个人任务完成得很好,而其他员工没有完成,此类经理是业务能手,不是管理的高手,不适合做管理。
 
二、跨部门沟通的重要性
1.沟通方式决定最终结果
 
【小故事】
魏征直谏
唐朝是中国的盛世年代,在贞观年间,魏征因直谏而出名,经常在早朝时把唐太宗闹得下不了台,但是太宗却一直重用他,君臣关系一直很好。
《贞观政要》中有记载,唐太宗临朝时,阐述近期的国家政后,都会将成绩归功于大臣提的建议,大臣们听后都感到很激动,从而更加忠心,而魏征却会说:“这些功劳都是皇上的,是皇上英明,导臣所言,臣等才会提出建议。而若君不受言,臣岂敢犯龙鳞。”太宗听后身心舒畅。
魏征死后,唐太宗十分伤心,说:“以铜为镜,可以正衣冠;以史为镜,可以知兴替;以人为镜,可以明得失。”认为魏征的死是整个朝代的损失。
 
谋士田丰
三国时期,田丰是袁绍帐下的谋士,在官渡之战之前,袁绍多次想要攻打曹操、称霸天下,但都被田丰劝阻了。
终于有一天,袁绍决定一定要打这一仗,大军开拔在即,又被田丰所阻,田丰说:“主公,不要打这场仗,否则一定会败。我们应该等待时机,现在我们粮草充裕,曹操粮草不足,我们只要静观其变就能赢得胜利。”但袁绍没有听信田丰的话,他认为自己用七十万人攻打七万人,怎么可能会败?而且田丰在战前动摇军心,袁绍一怒之下就要把他砍了。在下属的劝导下,决定把他关到牢里。
大军开拔两天后,前方传来战报,袁绍战败。田丰知道自己的死期到了,因为袁绍刚愎自用、狂妄自大,如果战胜,回来只会把他大骂一顿;不幸兵败,回来后一定会杀了他。果然,袁绍回来后就下令杀掉田丰。
 
田丰和魏征都是谋士,均喜欢直谏,可二人的命运却截然不同,原因就在于二人与上级沟通的方式不同。这也说明在沟通过程中,用不同的沟通方式沟通,结果是不同的。
美国普林斯顿大学对一万个成功的经理人做过一个调查,发现他们成功的秘诀在于:智慧+专业+经验占25%,而良好沟通能力则占75%。由此可见,良好的沟通的能力对经理人的发展很重要。
2.沟通是组织的生命线
企业管理有计划、组织、领导、控制等职能,而沟通是贯穿其中的一条主线。沟通是实现管理能力的主要方式、手段和途径,是企业组织的生命线,没有沟通,就没有管理。
 
【案例】
对手变朋友
饺子和汤圆是中国人非常喜欢的食品,河南有两家生产速冻食品的企业,先发展起来的企业老板本来是一个医生,因家庭状况选择下海卖汤圆,后来生意越做越红火。有一次出差到北方时,他发现北方人会把饺子、汤圆放在室外冻着,等到想吃的时候再扒下来,他受到启发,开始做速冻食品。从此,公司逐渐发展起来,同时带动了当地很多企业做速冻食品。
后起的企业在羡慕的同时偷师学艺,掌握了客户情况和产品情况后,这家公司开始高薪聘请会做汤圆的师傅,并请一位歌星唱了一首与公司相符的歌,为公司增加了知名度,于是这家公司也慢慢发展起来了。此外,这家公司的老板在公司门口立了一个碑,上书“食泽民生”,意思是老百姓是依靠粮食维持生计的,恰好这家公司的老板就叫泽民,这句话便有了很强的寓意。
两家公司开始竞争,互相拆招,两者的关系愈发对立起来。经过多年竞争,先发展起来的企业赢了,这个老板感慨道,这几年虽然是在竞争,但双方都在不断学习发展。于是开始站在对方的立场理解对方,进行合作。在之后的一年内,这两家企业联手占领了当地的市场份额,把台湾企业挤出市场。
 
3.“冰山原理”中的沟通
 
 
图2  组织冰山原理图
 
由图2所示,冰山的上部是有形的、显性的,冰山的下部占大部分,是隐性的。在组织中,各个部门成立后,公司的制度、条文、计划、策略是可见的,即冰山上部的部分;而组织中的隐性的部分就属于冰山下部,如打球、健身、购物、聚会,各部门之间不同员工的士气,以及部门主管对公司管理者的满意度等,这些是不可见的,且为沟通中的重要部分,组织中的很多信息借此进行传播。
4.组织管理中的沟通成本
组织中有很多沟通成本,如:第一,直接时间成本;第二,沟通不利造成的损失;第三,沟通对于职场发展的价值。组织中沟通的形式有三种:纵向沟通、水平沟通、对外沟通。
 
 要点提示
沟通成本三内容:
① 直接的时间成本;
② 沟通不利造成的损失;
③ 沟通对于职场发展的价值。
 
三、人际沟通能力测试
1.测试题目及结果说明
 
【例题】
1.说明自己的重要观点时,别人却不想听你说,你会:
A 马上气愤地走开
B 你也就不说完了,但你可能会很生气
C 等等看还有没有说的机会
D 仔细分析对方不听的原因,找机会换一个方式去说
2.你去参加老同学的婚礼回来,和你同住的朋友对婚礼的情况很感兴趣,问这问那的,这时你会:
A 详细述说从进门到离开时所看到和感觉到的以及相关细节
B 说些自己认为重要的
C 朋友问什么就答什么
D 感觉很累了,没什么好说的
3.你正在主持一个重要的会议,而你的一个下属却在玩手机并有声音干扰会议现场,这时你会:
A 幽默地劝告下属不要玩手机
B 严厉地叫下属不要玩手机
C 装着没看见,任其发展
D 给下属难堪,让其下不了台
4.你正在跟老板汇报工作,你的助理急匆匆跑过来说有你一个重要客户的长途电话,这时你会:
A 说你在开会,稍后再回电话过去
B 向老板请示后,去接电话
C 说你不在,叫助理问对方有什么事
D 不向老板请示,直接跑去接电话
5.你马上要去与一个重要的客人见面,这时你会:
A 像平时一样随便穿着
B 只要穿得不要太糟就可以了
C 换一件自己认为很合适的衣服
D 精心地打扮一下
6.你的一位下属已经连续两天下午请了事假,第三天上午快下班的时候,他又拿着请假条过来说下午要请事假,这时你会:
A 详细询问对方因何要请假,视原因而定
B 告诉他今天下午有一个重要的会议,不能请假
C 你很生气,什么都没说就批准了他的请假
D 你很生气,不理会他,不批假
7.你刚应聘到一家公司就任部门经理,上班不久,你了解到本来公司中就有几个同事想就任你的职位,老板不同意,才招了你。对这几位同事,你会:
A 主动认识他们,了解他们的长处,争取成为朋友
B 不理会这个问题,努力做好自己的工作
C 暗中打听他们,了解他们是否具有与你进行竞争的实力
D 暗中打听他们,并找机会为难他们
8.与不同身份的人讲话时,你会:
A 对身份低的人,你总是漫不经心地说
B 对身份高的人说话,你总是有点紧张
C 在不同的场合,你会用不同的态度讲话
D 不管是什么场合,你都是一样的态度讲话
9.听别人讲话时,你总是会:
A 对别人的讲话表示兴趣,记住所讲的要点
B 请对方说出问题的重点
C 对方老是讲些没必要的话时,你会立即打断他
D 对方不知所云时,你就很烦躁,想去做别的事
10.在与人沟通前,你认为比较重要的是应该了解对方的:
A 经济状况、社会地位
B 个人修养、能力水平
C 个人习惯、家庭背景
D 价值观念、心理特征
 
此测试用于测试个人沟通能力,测试者不需要在题目中寻求正确答案,只要根据个人在工作中的实际的情况作答即可,每题限选一项。
  计分标准
在题目中,题号为1、5、8、10的题目中,选A记1分,选B记2分,选C记3分,选D记4分。而题号为2、3、4、6、7、9的题目中,选A记4分,选B记3分,选C记2分,选D记1分。测试者在对自己的测试结果打分后,需将所有分数相加。
  测试结果说明
总分在10—20分之间。表示测试者经常不能很好地表达自己的思想和情感,经常不被别人所了解,许多事情原本可以很好地解决,却因测试者采取不合适的方式与对方进行沟通和交流,有时会把事情弄得越来越糟。只要学会控制情绪,改掉不良习惯,还是可能获得他人的理解和支持的。
总分在21—30分之间。表示测试者懂得一定的社交礼仪,会尊重他人,能通过控制自己的情绪来表达要说的内容,并且实现沟通的效果,但是缺乏高超的沟通技巧和积极主动性。许多事情只要再努力一点点,就可大功告成。
总分在31—40分之间。表示测试者很稳重,是控制情绪的高手,他人一般不会轻易知道其底细,能不动声色地表达自己,有很高的沟通技巧和人际交往能力,只要能明确意识到自己性格的不足,并且努力优化,一定能够取得更好的成绩。
2.沟通行为和结果
 
 
图3  沟通行为和结果分析图
 
如图3所示,在人们平常的工作中,与人沟通存在以下四种行为和结果:
  你赢我输
你赢我输的行为,易导致个人无力感增强。
  我输你输
我输你输的行为,易导致自闭症的结果。
  我赢你输
我赢你输的行为,易导致虐待狂的结果。
  我赢你赢
我赢你赢的行为结果是皆大欢喜的结局,这是人们沟通的目标结果。

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